SYSTEMUTVIKLING KAPITTEL 6
VIKTIGE PUNKTER
Systemutvikling vil si å lage et nytt informasjonssystem, eller endre på et eksisterende.
Dette vil få konsekvenser for:
*Personalet: Trivselen kan forandre seg, Noen kan bli overflødige, Jobben kan bli mer eller mindre interessant og dermed forandrer motivasjon og innsatsen seg. DERFOR ER DET VIKTIG Å INVOLVERE DE ANSATTE I UTVIKLINGSPROSESSEN SLIK AT SYSTEMENE IKKE ØDELEGGER MOTIVAJSON, INNSATS OG TRIVSEL.
*Organisasjonen: Personer får endrede arbeidsoppgaver, ansvar og myndighet. Informasjonssystemer kan fx muliggjøre at en leder kan kontrollere flere avdelinger. Han får dermed mer ansvar.
Så SYSTEM – ORGANISASJON – PERSONAL Påvirker hverandre
ARBEIDSOPPGAVENE/FASENE I SYSTEMUTVIKLING:
Samle fakta om eksisterende systemer, kartlegge problemer og ønsker, utarbeidelse av kravspesifikasjon
Bestemme systemets innhold. Hva skal det gjøre? Tegne datamodell.
Velge konkret utforming (utbygge datamodellen med beskrivelse av attributter i tabeller, hvilke spørringer vi skal ha, skjemaer, etc). Bestemme hvem som skal bruke databasen, hvilke maskiner den skal ligge på, hvor maskinene skal stå. Hvilke programmer vi skal bruke for å lage systemet.
Her lager vi systemet. Ofte i flere faser med testing i mellom.
Innføring av systemet, opplæring
Oppdatering: retting av feil og mangler. Forandre systemet etter de ansattes ønsker.
VIKTIGE BESLUTTNINGER UNDER UTVIKLINGSARBEIDET.
EKSPERIMENTELL ELLER ANALYTISK UTVIKLINGAnalytisk Utvikling
Baserer seg på tenkning og analyse av hva man tror systemene skal utføre og hva brukerne trenger. Mye bruk av teoretiske modeller og lite diskusjon med brukerne.Man gjør systemet ferdig før det testes; endringer vil være vanskelige og kostbare.
Passer på systemer som er klare og oversiktlige; der man vet hva systemet skal gjøre; kravspesifikasjonen kan settes opp nøyaktig. (Styringsprogram for en Vaskemaskin). Analytisk metode er også nødvendig hvis systemet er stort; ellers blir det bare kaos.
Fordeler: Det går raskt og effektivt å lage systemet. Man kan få gode datamodeller.
Ulemper: Man kan ende opp med noe som ikke kan brukes.
Eksperimentell Utvikling (prototyping):
Man eksperimenterer seg fram til et system som dekker brukernes behov. Brukerne er tett involvert i utviklingsprosessen; De tester ut de ulike forslagene og kommer med tilbakemelding. Ofte vil man utvikle et system og lage tilføyelser hele tiden.
Fordeler: Man får et system som er anvendelig og løser problemene som brukerne har
Ulemper:
Mye Tid og penger.
Hvis systemet er stort vil man kunne få en dårlig løsning, fordi man ikke har brukt modelltenking og analytiske metoder. Datamodellene kan bli dårlige. Hele tiden så føyer man til nye elementer i systemet; hvis systemet er stort så kan det da bli veldig rotete og uoversiktlig.
Man kan ha laget et system uten å lage modeller, kun gjennom prototyping. Så oppdager man, etter en stund at det trengs et mye større system. Og at man ikke har oversikten. Da må man inn med analytisk tenkning; lage modeller. Det betyr at man har kastet bort mye tid og penger.
DET BESTE ER Å: Bruke en kombinasjon av disse metodene. Avhengig av tid, penger, størrelse, viktighet.
For at et system skal bli bra er det altså to viktige elementer:
BRUKERMEDVIRKINING
UTVIKLIE GODE DATAMODELLER
SPIRALMODELLEN: RISIKOVURDERING UNDERVEIS
Når vi bruker Spiralmodellen vil vi velge mellom Den analytiske metode eller prototyping.
I tillegg vil vi i hver fase av utviklingsarbeidet foreta en risikoanalyse. Det vil si at vi kartlegger mange forskjellieg løsninger/valgalternativer med ulike risiko (For suksess og fiasko). Man vil så velge det alternativet med minst risiko (for fiasko) som samtidig fører til at målet nås.
Spiralmetoden har sitt navn etter det følgende: Etter hvert trinn, når man har foretatt et valg vil man gå tilbake og se på konsekvensene for personalet, organisasjon, kostnader og andre begrensninger og krav . Og så vil man eventuelt foreta et annet valg, hvis konsekvensene er negative.
Se figur side 103
Viktige grunner til at prosjekter(generelt) mislykkes:
*Menneskelig svikt
*Urealistiske framdriftsplaner og budsjetter
*Dårlig brukergrensesnitt (Uforståelig å bruker)
*For høyt ambisjonsnivå
*Endringer i krav
SKAL VI UTVIKLE SELV, ELLER BRUKE IT-EKSPERTER (UTENFRA/INNENFRA)?
Fordeler ved egenutvikling:
Disponerer tiden fritt: vi kan jobbe med det når vi har tid. Det vil derfor ikke gå utover annet arbeid.
Færre misforståeler: Det er vi som kjenner organisasjonen og hva systemet skal gjøre
Spare kostnader (dette kan slå begge veier)
Ulemper ved egenutvikling:
Ulempene kan være store. De er spesielt knyttet til mangel på kunnskap
Det kreves ofte spesialkunnskap for å utvikle god brukervennlighet
Mangelfull dokumentasjon (Dvs: Skriftlig redgjørelse for hvordan det virker) Dette vanskliggjør Endringer
Dårlig kontroll av inndata. For å få gode inndata kreves gode inndatamasker og andre sperrer (referanseintegritet fx). Det er ofte kun eksperter som forstår betydningen av dette og hvordan det skal ordnes
Maktkamper internt i organisasjonen kan føre til at man får dårlige systemer, Pressgrupper kan prøve å få spesielle løsninger. En ekstern konsulent vil være uavhengig.
Dårlig samspill med andre systemer. Igjen: hvis et system skal arbeide med andre systemer; utvekslse data fx, så kreves det spesialkunnskap
Hvis bedriften ikke har gjort slikt før kan man få problemer med tod og kostnadsberegninger. Det kan derfor bli mye dyrere enn man hadde tenkt.
Slurv med sikkerhetskopiering
Manglende samsvar mellom Hard og Software. Det kreves mye kunnskaper for å ta gode besluttninger her.
Brukere i bedriften har en tendens til å se på kortsiktige problemer. Mens eksterne eksperter som har laget slike systemer før vil ha et bredere perspektiv. De vil se andre bruksområder for systemet, hva som kan bli ønskelig på sikt, etc
Som vi ser kan det ofte være gunstig å bruke en mellomløsning: Bruke eksterne eksperter i noe av utviklingsarbeidet, mens vi gjør noe selv.
EGENUTVIKLING ELLER STANDARDPROGRAM
Standardprogrammer er programmer som er laget for å løse spesielle oppgaver. Ofte kan vi bruke standardprogammer til å løse problemer i stedet for å lage programmene/systemene selv.
Områder der det finnes mange standardprogrammer:
Regnskap
Statistikk
Lønninger
Tekstbahandling
Ordrebehandling-lagerstyring
Produksjonsstyring
Fakturering
Produksjonsstyring
Fordeler:
Sparer kostnader
Gjennomprøvde løsninger (få feil)
Kan innstalleres raskt
Opplæringsopplegg finnes
Får nye versjoner av programmet
Ulemper:
Programmet løser ikke problemet vårt helt
De er vanskelige å endre og utvide på egenhånd
Siden det finnes mange leverandører av standardprogrammer så er det viktig å finne en god leverandør:
Viktige punkter man bør vurdere ved valg av leverandør:
Kompetanse
Støtteapparat
Satsing på videreutvikling
Systemets markedsandel
Referanser i markedet (Hva sier brukerne)
Brukervennlighet
Brukermanualer
Pålitelighet og sikkerhet
Pris på system og oppgradering
Lisensregler
Osv, se side 109
Alle disse kriteriene bør vurderes opp mot hverandre, og veies ettersom hvor viktige de er. Se figur side 111
KONTRAKT
Når en bedrift kjøper et standardprogram for å bruke det i bedriften vil de alltid sette opp en kontrakt med leverandører. I kontrakten bør vi få skriftlig alt vi er blitt enige med leverandøren om.